Réussir l’onboarding de vos équipes avec ces 5 conseils stratégiques

10/10/2022
Par Alexandre Colin
onboarding ressources humaines

Sommaire

5 conseils pour un onboarding 100% réussi !

Les Français adorent les néologismes à consonance anglo-saxonne, et c’est pourquoi le terme « onboarding » connaît un grand succès dans notre pays 🙂

Mais au-delà de cette mode sémantique se cache un processus managérial de la plus haute importance.

Un onboarding bien réalisé, c’est la garantie d’avoir des équipes rapidement efficaces et fidélisées. Et aujourd’hui, rien n’est plus important pour la performance d’une entreprise !

Cet article a pour objectif de vous présenter l’onboarding et ses avantages, puis de vous fournir des conseils pratiques et stratégiques pour réussir votre processus d’onboarding au sein de votre entreprise.

C’est parti, bienvenue à bord 🙂

De l’importance de l’onboarding…

Voyons tout d’abord ce qu’est l’onboarding et en quoi il est vital de bien le réaliser dans votre entreprise.

L’onboarding, qu’est-ce donc ?

L’onboarding, qui veut dire « embarquement » en anglais, est l’itinéraire que suit le salarié dans votre entreprise, à partir du moment où il est informé de son embauche jusqu’à la prise en main complète de son poste.

Ceci inclut :

→  l’intégration (accueil, équipement, présentation de l’équipe…), 

→  les formations (formelles ou informelles), 

→  la prise en main de la fiche de poste et la passation de poste,

→  la découverte de votre entreprise : ses équipes, sa culture interne et ses processus de travail…

Et aussi le tissage des liens avec les autres membres de l’équipe dans laquelle le salarié travaille. Le parcours d’onboarding coïncide souvent avec la période d’essai 🤝🏼

L’onboarding évite d’avoir des soucis

Bien réalisé l’onboarding évite un nombre important de désagréments.

Tout d’abord, il s’agit de donner au nouveau salarié les clés pour bien s’intégrer dans son poste, de manière aussi efficace et rapide que possible, sans compromettre sa motivation.

On parle aujourd’hui de « bore out » (par analogie avec le « burn out ») lorsqu’un salarié s’ennuie trop dans son poste. Ce phénomène n’est donc pas à négliger.

Attention à trouver le juste milieu entre une intégration/formation trop rythmée ou trop lente.

Pendant l’onboarding, il s’agit de donner au nouveau salarié un cap clair.

➡️ L’objectif : que le salarié comprenne ce qui est attendu de lui et puisse savoir où il va.

Et l’enjeu est de taille, comme le montrent les statistiques suivantes, concernant le marché de l’emploi en France :

 💸 Coût moyen de l’embauche d’un nouveau salarié : entre 7 et 10k€, selon les études.

📉 45% des démissions ont lieu lors des 12 premiers mois.

📆 Un nouveau salarié met 4 à 6 mois avant d’être pleinement productif dans son poste.



Une époque épique : la Grande Démission

Nous l’avons vu : beaucoup de démissions ont lieu dès la première année suivant l’embauche.

Et une tendance de fond est à l’œuvre depuis la pandémie qui a secoué la planète depuis début 2020 (et oui, il s’agit bien du sempiternel Covid)…

Vous avez bien deviné qu’il s’agit de la Grande Démission.

Si c’est le cas, vous en avez peut-être déjà observé les effets dans votre entreprise.

Il est de plus en plus difficile de recruter de nouveaux talents et de conserver les talents déjà en poste.

Les annonces « Recrutement urgent » se multiplient et certains secteurs en arrivent à réduire leur production, leurs heures d’ouverture ou le niveau de service proposé aux clients, car ils manquent tout simplement de personnel.

D’où l’importance de la qualité de l’onboarding.

L’onboarding, une foule d’avantages pour votre entreprise !

L’onboarding ne doit pour autant pas être vécu comme une corvée ou une contrainte. Plutôt comme une opportunité de rendre votre entreprise plus performante !

Ses avantages sont nombreux :

😃 Les salariés restent et sont heureux de rester. Et, en plus, ils parlent en bien de leur entreprise autour d’eux 

🔋 Les salariés savent clairement ce qu’ils ont à faire et le font bien 

💶 Les coûts liés au recrutement sont réduits.

📚 Les compétences sont pérennisées et restent dans l’entreprise

📉 L’intégration et la formation de salariés productifs est plus rapide et moins coûteuse.

 

→ Bref, une excellente façon de gagner du temps et de l’argent !

Nos 5 conseils pour réussir votre processus d’onboarding

Nous avons bien mesuré l’importance de déployer des efforts et un budget à la mise en place d’un onboarding qualitatif.

Mais comment donc faire, nous direz-vous ? C’est justement le sujet de cette partie !

Conseil n°1 : Préparer et optimiser votre onboarding

La première des choses à faire pour réussir votre onboarding, c’est d’y travailler. Tout simplement. L’onboarding consiste en plusieurs dizaines étapes différentes. Impossible d’improviser, il faut structurer !

📍 Voici une liste (non exhaustive) des actions à prévoir :

→ gestion des aspects administratifs et pratiques : 

▫️ e-mail de bienvenue,

▫️ accueil dans l’équipe (sous la forme d’un déjeuner dédié, par exemple) et présentation des collègues,

▫️ mise en place d’un planning des premières semaines d’onboarding,

▫️documents d’embauche, DPAE, matériel (smartphone, ordinateur, etc.).

→ visite médicale, 

→ visite des locaux,

→ présentation aux équipes,

→ désignation d’un parrain/marraine ou référent d’onboarding,

→ formation aux missions à réaliser,

→ suivi de la performance du nouveau salarié,

etc.

Ne lésinez pas sur la préparation et l’anticipation. Votre nouveau salarié se sentira bien accueilli et important. Vous donnerez ainsi une excellente première impression à vos nouveaux collaborateurs ! En voilà une bonne nouvelle 🎉

Conseil n°2 : Un « Knowledge » qui évolue avec vos employés

Un onboarding réussi, cela nécessite aussi une capitalisation des connaissances et savoir-faire propres à votre entreprise 📚

Un salarié qui intègre votre société doit pouvoir obtenir des réponses claires et précises sur votre fonctionnement interne, afin de pouvoir apprendre vite et devenir productif plus rapidement.

👉🏼 Pour atteindre cet objectif, une solution peut être de mettre en place un guide complet, qu’il faudra actualiser régulièrement. Faute de réaliser cette actualisation, vos salariés pourraient se retrouver avec le mauvais processus pour installer cette imprimante de 2018, alors qu’elle a changé deux fois entre-temps !

👉🏼 Autre solution, vous pourriez décider de mettre en place un outil de knowledge dynamique, tel que celui proposé par Teambrain. Notre outil dédié au Knowledge interne vous apporte une foule d’avantages :

→ installation en moins d’1 heure,

→ 95% des questions sont automatisées,

→ capitalisation et enrichissement progressif de votre base de connaissances,

→ prix compétitif, pour un usage illimité,

→ et plein d’autres (excellentes) raisons d’utiliser TeamBrain 🙂

Mais ne nous croyez pas sur parole, testez notre outil gratuitement et sans engagement !

Conseil n°3 : Des rencontres physiques : un mix relationnel / distanciel

À l’heure actuelle, de nombreuses entreprises ont pris le réflexe de la visioconférence 🧑🏻‍💻

Pour la phase de recrutement, mais également pour l’onboarding.

Le distanciel a ses avantages, il réduit considérablement les coûts (moins de bureaux à louer et entretenir, moins de déplacements, etc.) et permet une grande flexibilité. 

On peut sans difficulté décider d’une réunion à l’improviste, impliquant des interlocuteurs basés aux quatre coins du monde !

Mais le distanciel impose également un coût important : celui d’un moindre niveau d’intégration et de création de relations humaines, fondamentales pour sentir qu’on appartient à l’entreprise ! 👨🏼‍💼👩🏻‍🔬🧑🏽‍🔧

Notre conseil est donc simple : prévoyez des rencontres en présentiel dès que possible, dans la limite des contraintes sanitaires 

Conseil n°4 : Cerner la motivation profonde d’un employé

La Grande Démission est passée par là. De plus en plus de salariés ne se contenteront plus d’un travail qui paie le loyer.

Ils cherchent du sens, voire du « purpose » comme on dit en anglais, c’est-à-dire un objectif ou une « raison d’être » motivante, au-delà de gagner de l’argent.

Des salariés qui s’intéressent à autre chose qu’à l’argent ?? Et oui !

Gif - What did you say ?

Dans ce contexte, il devient important de créer un lieu d’échange avec le nouveau salarié sur ses motivations profondes de venir travailler pour votre entreprise. Ceci a lieu, en général, lors de la phase de recrutement, mais doit se poursuivre pendant l’onboarding.

Idéalement, l’onboarding permettra de nouer une relation avec le salarié qui va plus loin que la simple réalisation des tâches et missions qui lui incombent, pour s’assurer de déterminer :

→ ses motivations profondes,

→ l’adéquation entre ces motivations et la mission de l’entreprise,

→ mais aussi ses forces et faiblesses, et comment mettre ses forces à profit de l’entreprise.

D’ailleurs, si vous ressentez une recherche de sens de plus en plus importante au sein de vos équipes, il est peut-être temps de vous poser la question de vous engager dans une démarche RSE, voire de transformer votre société en entreprise à mission !♻️

Ce type de démarche vous apporte également une différenciation auprès de vos clients, dont un pourcentage croissant sont probablement à la recherche de produits et services respectueux de l’environnement et ayant un engagement sociétal important 📢

Conseil n°5 : Faciliter le quotidien

Pour atteindre le succès, il faut commencer par supprimer les obstacles sur notre chemin, dit la sagesse populaire.

La même chose s’applique pour recruter et fidéliser vos salariés.

Inspirez-vous des campus d’entreprises des entreprises technologiques américaines (on pense ici à Google, Facebook ou encore Apple) qui rivalisent de services (souvent gratuits) offerts aux salariés, afin qu’ils se sentent comme à la maison, au travail :

👶🏻 crèche pour les enfants,

🤤 cantine gratuite, avec des aliments de l’agriculture biologique, bien sûr 🙂

🚌 transports dédiés pour les trajets domicile/travail,

🏋🏼 salles de jeux et de repos,

⚽️ équipements sportifs,

🎉 animations en soirée…

L’entreprise qui est capable de séduire ses nouveaux arrivants pendant la période d’onboarding crée un sentiment d’appartenance fort. Et dit plus simplement, qui a envie de laisser tomber une cantine bio gratuite ? 🙂

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